Doanh nghiệp muốn hoạt động như một cỗ máy trơn tru thì không thể thiếu hệ thống quản lý doanh nghiệp. Nó đóng vai trò cực kì quan trọng không thể thiếu trong mọi lĩnh vực kinh doanh. Vậy bạn đã biết xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp như thế nào hiệu quả nhất? Dưới đây là những cẩm nang hữu ích từ cái nhìn đa chiều của các chuyên gia đầu ngành dành cho bạn.
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì?
Hệ thống quản lý doanh nghiệp được hiểu là web app quản lý doanh nghiệp được tập hợp các yếu tố có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau của các tổ chức doanh nghiệp. Để thiết lập chính sách, mục tiêu và các quá trình để đạt được mục tiêu và hiệu quả cao nhất.
Một hệ thống quản lý doanh nghiệp có thể giải quyết một hay nhiều lĩnh vực như: quản lý chất lượng, quản lý tài chính… Các yếu tố của hệ thống chất lượng thiết lập cơ cấu, vai trò, trách nhiệm, việc hoạch định, vận hành…Phạm vi của ứng dụng có thể bao gồm toàn bộ tổ chức; các chức năng cụ thể được nhận biết trong tổ chức, các bộ phận cụ thể được nhận biết của tổ chức doanh nghiệp hay nhiều chức năng xuyên suốt của doanh nghiệp.
Vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp
Hệ thống quản lý doanh nghiệp được xem như là một công cụ hữu ích không thể thiếu để nâng cao năng suất hoạt động, hiệu quả quản lý. Tạo nên sự phát triển bền vững cho mọi doanh nghiệp. Làm gia tăng sức mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Mục tiêu tổng quát của hệ thống là lên kế hoạch sao cho đảm bảo các nguồn lực của doanh nghiệp như: nhân lực, máy móc, tiền bạc, vật tư… được sử dụng một cách tối ưu và đem lại hiệu quả nhất.
viết app quản lý doanh nghiệp giúp cho nhân viên cũng như nhà quản lý có thể nhanh chóng và dễ dàng cập nhật thông tin cần thiết bất cứ khi nào cần. Xây dựng hệ thống quản lý tốt sẽ cho phép ổn định tổ chức, sắp xếp hợp lý, năng suất cao hơn. Đại bộ phận của doanh nghiệp sẽ vận hành trôi chảy mà không cần đến sự giám sát, đốc thúc. Nhà quản lý cũng có thể trút bớt gánh nặng công việc để yên tâm bắt tay chú trọng xây dựng chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp. Những nhà quản lý thông minh sẽ biết cách biến hệ thống quản lý doanh nghiệp thành một cánh tay phải đắc lực nhất cho riêng mình.
Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp như thế nào hiệu quả?
Hiểu được vai trò đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng những phương pháp xây dựng hiệu quả như:
Xây dựng quy chế quản lý doanh nghiệp
Quy chế quản lý doanh nghiệp là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Quy chế nội bộ về quản lý công ty là những văn bản nội bộ do công ty ban hành. Trong đó, quy định về các cách thức điều hành và kiểm soát công ty. Ngoài ra, quy chế quản trị cũng quy định hoạt động và tài chính quản lý các hoạt động chung và tài chính, tài sản của doanh nghiệp. Đối với công ty cổ phần vừa và lớn, thì quy chế nội bộ về quản trị công ty có thể bao gồm các nội dung chủ yếu như:
- Trình tự, thủ tục về triệu tập và biểu quyết tại đại hội đồng cổ đông
- Trình tự, thủ tục đề cử, ứng cử, bầu cử, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị
- Trình tự, thủ tục tổ chức họp hội đồng quản trị
- Quy trình, thủ tục về việc thành lập và hoạt của các tiểu ban thuộc hội đồng quản trị…
Việc xây dựng quy chế quản trị đòi hỏi phải phù hợp với định hướng. Mục tiêu của nhà quản lý cũng như tầm nhìn, sữ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Quy chế này sẽ là nền tảng vững chắc cho các bước tiếp theo. Là khung để xây dựng phần mềm quản lý một cách hoàn chỉnh.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Trong xây dựng việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đòi hỏi nhà quản lý phải thực hiện các công việc sau:
- Phác thảo nên bộ sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý để nhằm hỗ trợ thực thi các mục tiêu của doanh nghiệp.
- Xây dựng bộ tài liệu mô tả chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận doanh nghiệp
- Tạo bản mô tả công việc của những vị trí chủ chốt
- Phác thảo ma trận để phân công trách nhiệm giữa các phòng ban, bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp.
Xây dựng hệ thống quản lý tài chính
Quản lý tài chính chính là quản trị nguồn vốn. Bao gồm vốn tiền mặt, vốn tài sản, các quan hệ tài chính phát sinh. Nhằm tối đa hóa lợi nhuân của doanh nghiệp. Có thể nói, đây là một nhiệm vụ xây dựng hệ thống quản lý mang tính sống còn. Vì thế, cần phải thiết lập ngay sau khi đã xác định cơ cấu tố chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. Lúc này, nhà quản lý doanh nghiệp sẽ phối hợp với các bộ phận chuyên môn để xây dựng nên các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý các hoạt động như: tạm ứng, thanh quyết toán, theo dõi và thu hồi công nợ…
Xây dựng hệ thống quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
Hoạt động sản xuất kinh doanh là một hoạt động chính. Nó là cơ sở để tạo ra lợi nhuận, là lý do chính khiến doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Ở bước này, ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ làm nhiệm vụ:
- Thiết lập các quy trình, quy định, hướng dẫn hệ thống quản lý hợp đồng trong việc hoạt động mua hàng
- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh
- Kiểm soát quá trình sản xuất kinh doanh, bán hàng, kiểm soát sản phẩm sai hỏng
- Quản lý xuất – nhập khẩu, quản lý kho.
- Tiếp nhận và xử lý thông tin khách hàng…
Tạo dựng hệ thống quản lý nguồn lực
Trong xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp, việc tạo dựng hệ thống quản lý nguồn lực đầu vào chủ yếu đều là vốn và lao động. Vốn ở đây không chỉ là tiền mặt đơn thuần. Mà nó còn là tài sản cố định, cơ sở vật chất phục vụ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xây dựng các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý máy móc, thiết bị, bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị. Doanh nghiệp cần phải xây dựng các hệ thống chặt chẽ như một phần mềm quản lý đào tạo nội bộ. Nhằm quản lý hiệu quả hai loại đầu vào này bằng cách xây dựng các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự. Đào tạo nhân sự, theo dõi năng lực nhân sự.
Đào tạo nhân sự là một trong những quá trình không thể thiếu khi xây dựng doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm đào tạo nội bộ của công ty phần mềm Mona để tối ưu thời gian, tiết kiệm chi phí đào tạo, dễ dàng quản lý, đánh giá nhân sự. Bạn có thể liên hệ với công ty Mona Host qua số hotline 1900 636 648 để nhận được tư vấn chi tiết và hỗ trợ nhanh chóng nhất.
Thiết lập hệ thống quản lý hành chính
Thiết lập hệ thống quản lý hành chính là bước cuối cùng để hoàn thành một hệ thống quản lý công ty hoàn chỉnh. Ở công đoạn này, ban điều hành của doanh nghiệp phải xây dựng các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý thông tin, tài liệu của doanh nghiệp. Các công văn, văn bản đến và đi.
Như vậy, có thể nói, sự sống còn của mọi doanh nghiệp không thể thiếu vắng việc xây dựng một hệ thống quản lý doanh nghiệp hiệu quả, chuyên nghiệp. Đó cũng là cơ sở vững chắc, là nền tảng hữu ích để thu về lợi nhuận cao nhất trong kinh doanh. Hy vọng với những chia sẻ nhỏ trên đây phần nào giúp quý vị có định hướng chính xác cho tương lai của doanh nghiệp mình. Chúc bước đường kinh doanh của bạn ngày càng gặt hái nhiều thành công như mong đợi!
Nếu bạn có nhu cầu cần thiết lập hệ thống giúp quản lý doanh nghiệp hiệu quả thì có thể xem qua mona software. Đây là một website chuyên cung cấp các phần mềm, hệ thống cho doanh nghiệp rất hiệu quả và chuyên nghiệp.