Buổi sáng mở laptop lên, gõ lại một báo cáo quen thuộc, rồi lại lọ mọ tìm file trên điện thoại vì quên đồng bộ từ tối qua — chắc hẳn không ít người trong chúng ta từng trải qua cảnh này. Chúng tôi nhận thấy rất nhiều người dùng văn phòng đang lãng phí thời gian chỉ vì chưa biết tận dụng những thủ thuật Windows, Office và smartphone vốn đã có sẵn ngay trên thiết bị mình đang dùng mỗi ngày.
Thời gian lãng phí vì thao tác thủ công lặp lại hằng ngày
Có một điều chúng tôi hay quan sát thấy ở dân văn phòng: phần lớn thời gian không mất vào việc khó, mà mất vào những thao tác lặp đi lặp lại. Copy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác, gõ lại địa chỉ email quen thuộc, canh chỉnh định dạng văn bản cho đúng chuẩn công ty — mỗi việc chỉ tốn vài giây, nhưng cộng dồn cả tuần lại thành một khoản thời gian không nhỏ.
Chưa kể việc chuyển đổi qua lại giữa máy tính và điện thoại cũng ngốn kha khá công sức nếu làm thủ công. Gửi file qua Zalo cho chính mình, chụp màn hình rồi gõ lại nội dung, hay quên mất file vừa chỉnh sửa nằm ở đâu — những chuyện nhỏ nhặt này thường khiến một buổi làm việc vốn có thể gói gọn trong một giờ lại kéo dài gấp đôi.
Những công việc văn phòng tốn thời gian không cần thiết
Chúng tôi từng chứng kiến một bạn nhân viên kế toán mất gần nửa tiếng mỗi ngày chỉ để tìm lại các file Excel cũ vì đặt tên không có quy tắc và lưu rải rác khắp nơi. Đó là kiểu lãng phí âm thầm, ít ai để ý, nhưng khi cộng dồn theo tháng thì con số thời gian mất đi khá đáng kể. Tương tự, việc gõ đi gõ lại một đoạn văn bản chuẩn (như chữ ký email, mẫu báo giá) mà không dùng tính năng tự động điền cũng là một dạng lãng phí phổ biến không kém.
Ngoài ra, nhiều người vẫn quen thao tác bằng chuột hoàn toàn, bỏ qua các phím tắt vốn có thể rút ngắn đáng kể thời gian xử lý. Việc này không sai, nhưng rõ ràng chưa tối ưu, nhất là với những ai phải làm việc với văn bản, bảng tính suốt cả ngày dài.
Lợi ích khi biết tận dụng tính năng có sẵn của thiết bị
Windows, Office hay smartphone hiện nay vốn đã được trang bị rất nhiều tính năng hỗ trợ năng suất, chỉ là phần lớn người dùng chưa khai thác hết. Từ tính năng tìm kiếm thông minh, sao chép nâng cao (clipboard history), cho đến khả năng đồng bộ đám mây giữa các thiết bị — tất cả đều miễn phí và có sẵn, không cần cài thêm phần mềm ngoài.
- Tiết kiệm thời gian xử lý các tác vụ lặp lại hằng ngày.
- Giảm sai sót do thao tác thủ công nhiều lần.
- Dễ dàng làm việc liên tục dù đang ở máy tính hay cầm điện thoại.
Khi đã quen tay với vài thủ thuật cơ bản, bạn sẽ thấy công việc trôi chảy hơn hẳn, không còn cảm giác loay hoay mỗi khi cần xử lý gấp một tài liệu hay tìm lại thông tin cũ.
Tổng hợp thủ thuật Windows, Office và smartphone hữu ích
Sau đây là một số thủ thuật mà đội ngũ chúng tôi thường áp dụng và thấy hiệu quả rõ rệt trong công việc hằng ngày, từ máy tính chạy Windows cho đến các ứng dụng Office quen thuộc và cả chiếc smartphone luôn mang theo bên mình.
Phím tắt, tính năng ẩn giúp tăng tốc công việc trên máy tính
Trên Windows, việc ghi nhớ vài tổ hợp phím tắt cơ bản có thể giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian mỗi ngày. Ví dụ như tổ hợp để chia đôi màn hình khi cần so sánh hai tài liệu, hay tính năng tìm kiếm nhanh ứng dụng và file ngay trên thanh taskbar mà không cần mở từng thư mục để dò tìm thủ công.
Với Windows, một tính năng ít người để ý nhưng rất hữu dụng là bảng lịch sử clipboard, cho phép lưu lại nhiều đoạn đã copy trước đó thay vì chỉ giữ được nội dung gần nhất. Điều này đặc biệt tiện khi bạn cần dán nhiều đoạn thông tin khác nhau vào một văn bản mà không phải quay lại nguồn gốc mỗi lần.
Bên phía Office, các phím tắt định dạng nhanh, tính năng tự động sửa lỗi chính tả, hay công cụ so sánh phiên bản tài liệu cũng giúp việc soạn thảo trở nên gọn gàng hơn nhiều. Chúng tôi khuyến khích bạn dành ra một buổi cuối tuần để thử nghiệm những tính năng này, chắc chắn sẽ có vài điều bất ngờ thú vị.
Mẹo đồng bộ dữ liệu giữa máy tính và điện thoại hiệu quả
Việc đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị giờ đây không còn phức tạp như trước. Chỉ cần đăng nhập cùng một tài khoản trên cả máy tính và điện thoại, các ứng dụng văn phòng hiện đại sẽ tự động lưu và cập nhật tài liệu theo thời gian thực, giúp bạn có thể mở lại đúng file đang làm dở bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu.
| Thao tác | Trên máy tính | Trên smartphone |
|---|---|---|
| Soạn thảo văn bản | Dùng đầy đủ tính năng định dạng, phím tắt nhanh | Chỉnh sửa nhanh khi di chuyển, thao tác chạm đơn giản |
| Lưu trữ tài liệu | Ổ cứng cục bộ kết hợp thư mục đồng bộ đám mây | Tự động cập nhật ngay khi có kết nối mạng |
| Chia sẻ nội dung | Gửi qua email hoặc liên kết chia sẻ trực tiếp | Chia sẻ tức thì qua ứng dụng nhắn tin quen thuộc |
Nếu bạn đang tìm bản Office phù hợp để cài lên máy, có thể tham khảo các phiên bản như download Office 365 full, tải Microsoft Office 2010, hoặc bản mới hơn là download Microsoft Office 2016 tùy theo nhu cầu công việc và cấu hình máy hiện có.
Áp dụng thủ thuật vào công việc hằng ngày
Biết thủ thuật là một chuyện, áp dụng đều đặn vào công việc lại là chuyện khác. Chúng tôi thấy nhiều người học được một mẹo hay nhưng chỉ dùng vài lần rồi quên, vì chưa biến nó thành thói quen thật sự trong quy trình làm việc của mình.
Xây dựng thói quen làm việc khoa học hơn với công cụ sẵn có
Cách hiệu quả nhất mà chúng tôi khuyên bạn là chọn ra một vài thủ thuật thật sự cần thiết với công việc của mình, rồi luyện tập cho đến khi thao tác trở thành phản xạ tự nhiên. Đừng cố học hết mọi mẹo cùng lúc, vì như vậy rất dễ rối và bỏ cuộc giữa chừng.
Bạn có thể bắt đầu bằng việc đặt tên file theo quy tắc nhất quán, tạo thư mục phân loại rõ ràng ngay từ đầu, hoặc thiết lập sẵn các mẫu văn bản dùng thường xuyên. Những thay đổi nhỏ này, khi được duy trì đều đặn, sẽ giúp công việc trôi chảy hơn hẳn theo thời gian mà không cần đầu tư quá nhiều công sức ban đầu.
Cập nhật thủ thuật mới theo phiên bản phần mềm
Windows và Office liên tục được cập nhật, kéo theo đó là nhiều tính năng mới xuất hiện hoặc thay đổi cách sử dụng so với phiên bản cũ. Việc dành chút thời gian tìm hiểu những gì mới sau mỗi lần cập nhật lớn sẽ giúp bạn không bị bỏ lỡ những công cụ hữu ích, đồng thời tránh bỡ ngỡ khi giao diện hay thao tác quen thuộc có sự thay đổi.
Với những ai đang cân nhắc cài đặt phiên bản Office phù hợp, có thể tham khảo thêm tải Office 2019 hoặc bản cũ hơn như tải Office 2007 nếu máy tính cấu hình còn hạn chế. Việc lựa chọn đúng phiên bản phù hợp với nhu cầu và cấu hình thiết bị cũng là một phần quan trọng giúp công việc diễn ra suôn sẻ, tránh tình trạng máy chạy ì ạch vì phần mềm quá nặng.
Bên cạnh công việc văn phòng, nhiều bạn trẻ hiện nay còn kết hợp việc sử dụng smartphone để học tiếng Anh trên smartphone ngay trong lúc di chuyển hoặc giải lao giữa giờ làm, tận dụng tối đa những khoảng thời gian rảnh rỗi trong ngày mà trước đây thường bị bỏ phí.
Kết luận
Nắm vững các thủ thuật cơ bản trên Windows, Office và smartphone không đòi hỏi bạn phải là người rành công nghệ, mà chỉ cần một chút kiên nhẫn để làm quen dần với những công cụ vốn đã có sẵn ngay trên thiết bị mình đang dùng. Khi những thao tác nhỏ trở thành thói quen, công việc văn phòng và cả việc di chuyển dữ liệu giữa các thiết bị sẽ trở nên trơn tru, nhẹ nhàng hơn rất nhiều so với trước.
Nếu bạn vẫn đang loay hoay với những thao tác thủ công tốn thời gian mỗi ngày, đừng ngần ngại dành ra một chút thời gian khám phá thêm các thủ thuật mới. Chúng tôi tin rằng chỉ cần áp dụng đúng vài mẹo phù hợp, bạn sẽ sớm cảm nhận được sự khác biệt rõ rệt trong nhịp độ làm việc của chính mình.